Lösungen
Drei Assistenten,
ein Ziel: weniger Handarbeit.
Kundenanfragen beantworten, internes Wissen suchen, Eingangsrechnungen prüfen: Das kostet in vielen Betrieben täglich Zeit. Für jeden dieser Bereiche gibt es eine eigene Lösung. Jede lässt sich einzeln einführen und wird auf Ihren Betrieb abgestimmt.
KI-Chatbot
Ihre Kundenanfragen,
auch nach Feierabend beantwortet.
Der Chatbot sitzt auf Ihrer Website und beantwortet häufige Fragen wie Öffnungszeiten, Preise oder Verfügbarkeit. Er wird mit Ihren eigenen Inhalten eingerichtet und läuft auf Servern in Deutschland. Ihr Team kann sich auf die Anfragen konzentrieren, die wirklich menschliche Aufmerksamkeit brauchen.
Drei Pakete
Vom Einstieg bis zur
Terminbuchung im Chat
Alle Pakete enthalten Hosting, KI-Kosten und die Behebung technischer Fehler auf unserer Seite. Ein späterer Wechsel in ein größeres Paket ist jederzeit möglich.
Chatbot Basis
Der Chatbot beantwortet häufige Kundenanfragen aus Ihren Inhalten, also aus Website, FAQ und Dokumenten. Er erscheint als Chatfenster auf Ihrer Website.
Chatbot Pro
Hier kommt eine Sprachfunktion dazu: Kunden stellen ihre Frage per Mikrofon und hören die Antwort. Der Chatbot antwortet außerdem in der Sprache Ihrer Kunden.
Chatbot Pro+
Der Chatbot nimmt zusätzlich Terminanfragen direkt im Gespräch entgegen, prüft Verfügbarkeiten und schlägt passende Zeiten vor. Nacharbeit für Ihr Team entfällt dabei in der Regel.
Beispiele aus der Praxis
Wo ein Chatbot
konkret helfen kann
Handwerk & Dienstleister
Kunden fragen nach Verfügbarkeit, Preisen oder Leistungsumfang, oft außerhalb der Arbeitszeit. Der Chatbot beantwortet diese Fragen und nimmt Kontaktdaten oder Terminwünsche entgegen.
Beratung & Agenturen
Erstanfragen, Leistungsübersichten und häufige Rückfragen lassen sich strukturiert beantworten. Relevante Kontakte leitet der Chatbot an Ihr Team weiter.
Praxen & Gesundheitsberufe
Fragen zu Öffnungszeiten, Leistungen oder Terminmöglichkeiten beantwortet der Chatbot, ohne dass das Praxisteam unterbrochen wird. Medizinische Beratung ist ausdrücklich nicht Teil des Angebots.
Testen Sie unseren eigenen Chatbot.
Auf der Startseite beantwortet Max Fragen zu MK Systemoptimierung. Genau so richten wir den Chatbot auch für Ihr Unternehmen ein.
Zur Live-DemoBetriebsassistent
Das Wissen Ihres Betriebs,
für alle abrufbar.
In jedem Betrieb gibt es Wissen, über das nur zwei oder drei Personen verfügen: wo die aktuelle Vorlage liegt, wer bei einer Reklamation zuerst informiert wird oder was ein bestimmter Störungscode bedeutet. Der Betriebsassistent beantwortet solche Fragen aus Ihren eigenen Unterlagen und nennt dabei immer die Quelle.
Mit Ton · 72 Sekunden · Vorführsystem mit erfundenen Beispieldaten
Mitschrift des Videos lesen
Der Betriebsassistent läuft auf einem eigenen Server. Jeder Mitarbeiter meldet sich mit einem persönlichen Konto an. Gefragt wird in normaler Sprache. Die Antwort kommt ausschließlich aus den hinterlegten Unterlagen des Unternehmens und nennt immer die Quelle. Weiß er etwas nicht, sagt er das, statt es zu erfinden.
Die Inhalte liegen in einer eigenen Oberfläche, nach Kategorien geordnet. Neues Wissen trägt man selbst ein, ohne technische Vorkenntnisse. Ab dem nächsten Moment ist es für alle verfügbar.
Dokumente entstehen auf Zuruf. Der Assistent liest die Platzhalter der Word-Vorlage, setzt die genannten Werte ein und weist von sich aus darauf hin, dass dieser Betrag laut interner Regel eine Freigabe braucht. Im Hintergrund wird die Word-Vorlage gefüllt und in ein PDF umgewandelt. Das fertige PDF liegt direkt in der Firmencloud.
Und eingehende E-Mails ordnet dasselbe System nach Inhalt der zuständigen Abteilung zu.
Drei Aufgaben
Was der Assistent
übernimmt
Jede der drei Funktionen lässt sich einzeln einrichten. Sie müssen nicht alles auf einmal einführen.
Fragen beantworten
Ihr Team fragt in normaler Sprache. Die Antwort kommt ausschließlich aus den Unterlagen, die Sie hinterlegt haben: Arbeitsanweisungen, Produktdaten, Abläufe. Dazu nennt sie immer die Quelle. Findet der Assistent nichts, sagt er das, statt etwas zu erfinden.
Dokumente erzeugen
Der Assistent füllt Ihre Word-Vorlagen aus und legt das Ergebnis als PDF ab: Protokolle, Bestätigungen, Anschreiben. Das geschieht wahlweise über ein Formular oder auf Zuruf im Chat. Die fertigen Dateien liegen anschließend in Ihrer eigenen Cloud.
E-Mails verteilen
Nachrichten an ein zentrales Postfach werden gelesen, der zuständigen Abteilung zugeordnet und weitergeleitet. Maßgeblich ist der Inhalt, nicht ein Stichwort im Betreff. Lässt sich keine Zuständigkeit erkennen, geht die Nachricht an eine festgelegte Adresse, statt liegen zu bleiben.
Einblicke
So sieht es im Alltag aus
Auch diese Aufnahmen zeigen das Vorführsystem. Sämtliche Namen, Adressen und Beträge darin sind erfunden.
Die naheliegende Frage
Warum nicht einfach
ChatGPT benutzen?
- Es kennt Ihren Betrieb nicht. Ein allgemeines Sprachmodell weiß nicht, wer bei Ihnen eine Reklamation bearbeitet oder wo Ihre Vorlagen liegen. Der Betriebsassistent arbeitet ausschließlich mit dem, was Sie hinterlegt haben.
- Sie sehen nicht, woher eine Antwort kommt. Hier steht unter jeder Antwort der Eintrag, auf dem sie beruht. Das ist der Unterschied zwischen einer Auskunft, der man folgen kann, und einer, die man erst nachprüfen muss.
- Betriebsinterne Unterlagen gehören nicht in ein öffentliches Chatfenster. Ihre Inhalte liegen auf einem Server in Deutschland, und der Zugang läuft über persönliche Konten mit abgestuften Rechten.
- Es nimmt Ihnen keine Arbeit ab. Der Betriebsassistent erzeugt Dokumente und verteilt E-Mails. Er beantwortet also nicht nur Fragen, sondern arbeitet in Ihren Abläufen mit.
So läuft es ab
Von den ersten Unterlagen
bis zum laufenden Betrieb
Der Umfang entscheidet über die Dauer. Mit vorhandenen Unterlagen geht es schneller. Fehlen sie, erarbeiten wir die wichtigsten Inhalte gemeinsam mit Ihnen.
1 · Erstgespräch
Wir schauen uns an, welche Fragen bei Ihnen am häufigsten gestellt werden, welche Dokumente von Hand getippt werden und wie Ihr zentrales Postfach heute sortiert wird. Kostenlos und unverbindlich.
2 · Inhalte einpflegen
Wir übernehmen Ihre vorhandenen Unterlagen in die Wissensdatenbank und richten Kategorien ein, die zu Ihrem Betrieb passen. Danach können Sie selbst Einträge ergänzen, ohne technische Vorkenntnisse.
3 · Abläufe einrichten
Vorlagen, Abteilungen, Zuständigkeiten und Zugänge werden auf Ihren Betrieb abgestimmt. Sie testen mit Ihren eigenen Fällen, wir passen nach.
4 · Laufende Betreuung
Wir kümmern uns um Betrieb, Verfügbarkeit und Aktualisierungen. Der Betrieb lässt sich jederzeit anhalten, ohne dass dabei etwas verloren geht.
Technik & Datenschutz
Wo Ihre Daten liegen
Server in Deutschland
Die Anwendung und Ihre Inhalte liegen auf einem Server in Deutschland. Die Verbindung ist verschlüsselt, und jeder Zugang ist einer Person zugeordnet. Wer Inhalte nur lesen und wer sie ändern darf, legen Sie fest.
Sprachmodell mit AV-Vertrag
Um die Fragen zu verstehen, greifen wir auf ein Sprachmodell eines externen Anbieters zurück, mit dem ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht. Welcher Anbieter das ist und welche Daten dabei übertragen werden, legen wir vor Vertragsschluss offen.
Jederzeit abschaltbar
Die Verteilung eingehender E-Mails lässt sich mit einem Schalter anhalten. Nachrichten bleiben dabei im Postfach liegen. Es geht nichts verloren, und beim Wiedereinschalten wird nichts nachträglich verteilt.
Wir zeigen Ihnen das System
an Ihren eigenen Fällen.
Nennen Sie uns zwei oder drei Fragen, die bei Ihnen im Betrieb ständig gestellt werden. Daraus bauen wir eine Vorführung, in der Sie Ihre eigenen Abläufe wiedererkennen.
Kostenloses ErstgesprächRechnungsassistent
Eingangsrechnungen aus Outlook,
geprüft und freigegeben.
Seit 2025 müssen Betriebe E-Rechnungen empfangen können. Der Rechnungsassistent holt sie aus Ihrem Postfach, liest die Daten aus, prüft sie nach festen Regeln und bereitet die Freigabe vor. Die Entscheidung bleibt bei Ihrem Team.
Mit Ton · etwa 2 Minuten · Vorführsystem mit erfundenen Rechnungen
Mitschrift des Videos lesen
Rechnungen kommen per E-Mail ins Outlook-Postfach. Dort legt der Assistent drei Ordner an: Wird bearbeitet, Freigegeben und Zurückgewiesen. So sieht jeder direkt in Outlook, wo eine Rechnung gerade steht.
Auf Wunsch schaut der Assistent alle 30 Sekunden selbst ins Postfach. Von Hand abrufen muss also niemand. Er nimmt dabei nur Mails, an denen eine Rechnung hängt, und legt genau diese in den Ordner „Wird bearbeitet“. Alle anderen Mails bleiben, wo sie sind.
Seit 2025 müssen Betriebe E-Rechnungen empfangen können. Meist kommt dabei ein PDF, in dem die Rechnungsdaten zusätzlich maschinenlesbar stecken. Dieses Format heißt ZUGFeRD. Manchmal kommt auch nur die reine Datendatei, die sogenannte XRechnung. Der Assistent liest beides direkt aus. Abtippen muss niemand.
Danach prüft er jede Rechnung nach festen Regeln, ganz ohne künstliche Intelligenz: Pflichtangaben, Summen, Steuer, doppelte Rechnungen und die Bankverbindung.
Kostenstelle, Prüfer und Freigabe ordnet die künstliche Intelligenz nach den Regeln des Betriebs zu. Sie nennt dabei immer die Regel, auf die sie sich stützt.
Diese Regeln pflegt der Betrieb selbst. Sinkt die Freigabegrenze auf tausend Euro, prüft der Assistent neu. Jetzt braucht auch die Rechnung von Albrecht eine Freigabe.
Wird eine Rechnung freigegeben, wandert ihre Mail in Outlook in den Ordner „Freigegeben“. Zurückgewiesene landen im Ordner „Zurückgewiesen“. Enthält eine Mail mehrere Rechnungen, bleibt sie liegen, bis alle entschieden sind.
Die Rechnung selbst geht als fertiger Datensatz an die Warenwirtschaft, die der Betrieb bereits nutzt.
So läuft es ab
Vom Postfach bis
in die Warenwirtschaft
Von fünf Schritten braucht nur einer Ihr Team: die Entscheidung.
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Eingang
Der Assistent schaut auf Wunsch alle 30 Sekunden in Ihr Outlook-Postfach und nimmt nur Mails mit einer Rechnung im Anhang.
-
Auslesen
Die Rechnungsdaten werden direkt aus der E-Rechnung gelesen, aus ZUGFeRD-PDFs ebenso wie aus XRechnungen. Abtippen entfällt.
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Prüfen
Feste Regeln prüfen Pflichtangaben, Summen, Steuer, Dubletten und die Bankverbindung. Dafür kommt keine KI zum Einsatz.
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Zuordnen & freigeben
Kostenstelle, Prüfer und nötige Freigabe schlägt der Assistent nach Ihren Regeln vor. Ob eine Rechnung freigegeben oder zurückgewiesen wird, entscheidet Ihr Team.
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Übergeben
Freigegebene Rechnungen gehen als fertiger Datensatz mit dem Original an Ihre Warenwirtschaft.
Kurz erklärt
Was ist eigentlich
eine E-Rechnung?
Daten statt Bild
Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten in einem festgelegten, maschinenlesbaren Format. Beim Format ZUGFeRD stecken diese Daten in einem gewöhnlichen PDF, das man wie bisher ansehen und ausdrucken kann. Bei der XRechnung kommt nur die Datendatei. Ein eingescanntes Papier oder ein PDF ohne eingebettete Daten ist dagegen keine E-Rechnung.
Was gilt ab wann?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Ab 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz selbst E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 gilt das für alle übrigen Unternehmen. Ausgenommen sind unter anderem Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.
Dieser Überblick ersetzt keine Steuerberatung. Was genau für Ihren Betrieb gilt, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerkanzlei.
Feste Prüfungen
Was der Assistent
bei jeder Rechnung prüft
Diese Prüfungen laufen nach festen Regeln und liefern bei derselben Rechnung immer dasselbe Ergebnis.
Angaben und Beträge
Sind alle Pflichtangaben vorhanden? Ergeben die Positionen die ausgewiesene Summe, und stimmen Steuer und Endbetrag? Fehler fallen auf, bevor jemand zahlt.
Doppelte Rechnungen
Kommt dieselbe Rechnung ein zweites Mal, etwa als Erinnerung oder aus Versehen, erkennt der Assistent das und markiert sie als Dublette.
Bankverbindung
Weicht die IBAN von der hinterlegten Bankverbindung des Lieferanten ab, schlägt der Assistent Alarm. Über geänderte Bankdaten laufen viele Betrugsversuche mit gefälschten Rechnungen.
Einblicke
Ihr Postfach bleibt übersichtlich
Der Assistent legt in Outlook drei Ordner an: „Wird bearbeitet“, „Freigegeben“ und „Zurückgewiesen“. Wer im Postfach arbeitet, sieht so auch ohne den Assistenten, wo eine Rechnung steht. Enthält eine Mail mehrere Rechnungen, bleibt sie liegen, bis alle entschieden sind.
Technik & Datenschutz
Ihre Regeln, Ihre Entscheidung
Regeln selbst pflegen
Freigabegrenzen, Zuständigkeiten und Kostenstellen stehen als einfacher Text im Assistenten. Ändern Sie eine Regel, prüft er offene Rechnungen auf Wunsch sofort neu.
KI nur für die Zuordnung
Die Prüfungen laufen ohne KI. Ein Sprachmodell mit Auftragsverarbeitungsvertrag schlägt nur Kostenstelle, Prüfer und Freigabe vor, und zwar immer mit Begründung.
An Ihr System angepasst
Der Assistent arbeitet mit Outlook und Microsoft 365. Wie die Daten in Ihre Warenwirtschaft kommen, stimmen wir auf Ihr System ab, etwa per Schnittstelle oder über eine Dateiablage.
Wie kommen Ihre Rechnungen
heute an?
Im Erstgespräch schauen wir uns an, wie Rechnungen bei Ihnen eingehen, wer sie prüft und wo sie danach hingehen. Danach zeigen wir Ihnen den Assistenten mit einem Ablauf, der zu Ihrem Betrieb passt.
Kostenloses Erstgespräch