Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

MK Systemoptimierung GbR
Kujtim Sadrijaj, Marco Cottitto Martin
Uhlandstraße 4
75228 Ispringen, Enzkreis
E-Mail: info@mk-systemoptimierung.de

2. Grundsätze der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer und Kunden grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), aufgrund einer Einwilligung erfolgt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen geschieht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), etwa zur Sicherstellung des technischen Betriebs unserer Website.

Wir erheben grundsätzlich nur die Daten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind (Datensparsamkeit gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO), und löschen sie, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

3. Hosting & Serverstandort

Diese Website sowie unser Chatbot werden auf einem Cloud-Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, betrieben. Die Server befinden sich in Deutschland. Der Hosting-Anbieter verarbeitet Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf unserer Website werden automatisch sogenannte Server-Logfiles erfasst, die Ihr Browser automatisch übermittelt. Dazu gehören üblicherweise: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem sowie die zuvor besuchte Seite (Referrer-URL). Diese Daten dienen der Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs und der Sicherheit unserer Systeme (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und werden in der Regel nach spätestens 7 Tagen automatisch gelöscht.

4. Kontaktformular & E-Mail-Kontakt

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Formular bzw. der E-Mail inklusive der von Ihnen angegebenen Kontaktdaten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für Rückfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), sofern Sie diese bei Absenden des Formulars erteilt haben, sowie zur Anbahnung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), sofern Ihre Anfrage auf den Abschluss eines Vertrags gerichtet ist. Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit per E-Mail an info@mk-systemoptimierung.de widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Die technische Verarbeitung Ihrer Formulareingaben erfolgt über eine von uns selbst betriebene n8n-Workflow-Automatisierung auf eigener Serverinfrastruktur bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Es sind dabei keine externen Drittanbieter beteiligt, die Ihre Daten eigenständig verarbeiten.

5. Chatbot-Betrieb & Datenverarbeitung

a) Demo-Chatbot auf unserer Website

Auf unserer Website betreiben wir einen frei zugänglichen Demo-Chatbot ("Max"), der KI-gestützte Antworten auf Fragen zu unseren Leistungen gibt. Bei der Nutzung dieses Chatbots werden folgende Daten verarbeitet:

• Chatnachrichten: Die von Ihnen eingegebenen Nachrichten werden zur Generierung einer Antwort an das KI-Sprachmodell Claude von Anthropic übertragen (siehe Abschnitt 6). Es werden ausschließlich die für die Antwortgenerierung notwendigen Inhalte übermittelt — keine darüber hinausgehenden Nutzerdaten.
• Speicherung von Chatverläufen: Chatverläufe werden von uns nicht dauerhaft gespeichert. Der Gesprächsverlauf besteht ausschließlich im Arbeitsspeicher der aktuell geöffneten Seite (JavaScript) — nicht einmal im Sitzungsspeicher (SessionStorage) des Browsers. Beim Neuladen oder Schließen der Seite ist der Verlauf unwiderruflich verloren. Wir nutzen Chatverläufe nicht zur Fehleranalyse, zum Training von KI-Modellen oder zu sonstigen Zwecken.
• Technische Logs: Auf Serverebene können kurzfristig technische Verbindungsprotokolle entstehen (z. B. IP-Adresse, Zeitstempel). Diese werden im Rahmen des regulären Serverbetriebs nach spätestens 7 Tagen gelöscht und nicht personenbezogen ausgewertet.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse an dem Betrieb und der Sicherstellung der Funktionsfähigkeit des Chatbots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

b) Chatbots im Auftrag unserer Kunden (B2B-Betrieb)

Wir entwickeln und betreiben Chatbots im Auftrag unserer Geschäftskunden, die auf deren Websites eingebunden werden. Dabei gilt:

• Verantwortlichkeit: Verantwortlich für die Datenverarbeitung gegenüber den Endnutzern des jeweiligen Kundenchatbots ist im datenschutzrechtlichen Sinne unser Auftraggeber (der Geschäftskunde), nicht MK Systemoptimierung. Wir handeln als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.
• Inhalt der Wissensbasis: Der Geschäftskunde bestimmt selbst, welche Inhalte und Informationen in der Wissensbasis des Chatbots hinterlegt werden. Wir empfehlen unseren Kunden, dabei keine personenbezogenen Daten Dritter zu hinterlegen, die nicht für den Chatbotbetrieb erforderlich sind.
• Übertragene Daten: An das KI-Sprachmodell werden ausschließlich die für die Antwortgenerierung notwendigen Inhalte der Nutzeranfrage sowie die relevanten Teile der Wissensbasis übertragen. Eine darüber hinausgehende Datenweitergabe findet nicht statt.
• Speicherung von Chatverläufen: Chatverläufe der Endnutzer werden von uns standardmäßig nicht dauerhaft gespeichert. Sofern ein Auftraggeber eine Speicherung wünscht, wird dies gesondert vertraglich vereinbart und in der Datenschutzerklärung des Auftraggebers entsprechend ausgewiesen.
• Speicherort: Alle im Rahmen des Chatbotbetriebs anfallenden Daten werden auf unserem eigenen Cloud-Server bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland gespeichert und verarbeitet.

6. Einsatz von KI-Sprachmodellen

Zur Generierung von Chatbot-Antworten setzt unser System das KI-Sprachmodell Claude des Anbieters Anthropic PBC (San Francisco, USA) ein. Bei jeder Nutzeranfrage werden die eingegebene Nachricht sowie die für die Antwort relevanten Teile der Wissensbasis des Chatbots an Anthropic übertragen. Es werden ausschließlich die für die Antwortgenerierung unmittelbar notwendigen Inhalte übermittelt.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Servern von Anthropic bzw. deren Subauftragsverarbeitern außerhalb der EU/des EWR. Die Übermittlung personenbezogener Daten in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Bestandteil der mit Anthropic abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsvereinbarung (Data Processing Addendum) gemäß Art. 28 DSGVO sind.

Nach den aktuellen gewerblichen Nutzungsbedingungen von Anthropic werden über die API übermittelte Anfrage- und Antwortdaten nicht zum Training der KI-Modelle verwendet. Betriebliche Protokolldaten (Logs) werden von Anthropic standardmäßig nach 7 Tagen automatisch gelöscht. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Anthropic unter anthropic.com/privacy.

7. Cookies & lokale Speicherung

Unsere Website und unser Chatbot setzen keine Cookies und keine dauerhaften Speichertechnologien (z. B. LocalStorage oder SessionStorage) ein, die personenbezogene Daten speichern. Der Gesprächsverlauf des Chatbots besteht ausschließlich im flüchtigen Arbeitsspeicher der aktuell geöffneten Seite und wird beim Neuladen oder Schließen des Browserfensters automatisch gelöscht und nicht an uns übertragen.

Sollte sich dies ändern, holen wir zuvor Ihre Einwilligung über ein Einwilligungsbanner ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 TDDDG) und aktualisieren diesen Abschnitt entsprechend.

8. Webanalyse

Wir setzen aktuell kein Webanalyse-Tool ein. Sollte sich dies ändern, wird dieser Abschnitt vor dem Einsatz um die entsprechenden Angaben zu Zweck, Rechtsgrundlage, Speicherort und Speicherdauer ergänzt.

9. Weitergabe an Dritte / Auftragsverarbeitung

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet nur in den in dieser Erklärung beschriebenen Fällen statt. Wir geben Ihre Daten nicht zu Werbezwecken oder an Dritte weiter, die diese eigenständig verarbeiten, ohne dass eine der folgenden Grundlagen vorliegt:

• Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO),
• Erforderlichkeit zur Abwicklung eines Vertragsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO),
• gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), oder
• Weitergabe im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO an vertraglich gebundene Dienstleister.

Konkret eingesetzte Auftragsverarbeiter:

• Hetzner Online GmbH (Deutschland) — Hosting unserer Website und Serverinfrastruktur (siehe Abschnitt 3)
• Anthropic PBC (USA) — KI-Sprachmodell Claude für den Chatbotbetrieb (siehe Abschnitt 6)

10. Speicherdauer

Sofern in dieser Erklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, etwa aus dem Handels- oder Steuerrecht (in der Regel 6–10 Jahre), können dazu führen, dass bestimmte Daten — insbesondere Rechnungs- und Vertragsdaten — über diesen Zeitpunkt hinaus aufbewahrt werden müssen.

11. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit folgende Rechte:

• Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info@mk-systemoptimierung.de

12. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Zuständig für unseren Sitz in Baden-Württemberg ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

13. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die jeweils aktuelle Fassung.

Stand: Juli 2026