Betriebsassistent
Das Wissen Ihres Betriebs,
für alle abrufbar.
In jedem Betrieb gibt es Wissen, über das nur zwei oder drei Personen verfügen: wo die aktuelle Vorlage liegt, wer bei einer Reklamation zuerst informiert wird oder was ein bestimmter Störungscode bedeutet. Der Betriebsassistent beantwortet solche Fragen aus Ihren eigenen Unterlagen und nennt dabei immer die Quelle.
In 72 Sekunden
Einmal durch das
ganze System
Keine Folien und keine nachgebaute Animation, sondern eine Aufnahme der laufenden Anwendung. Die Inhalte stammen aus einem Vorführsystem mit erfundenen Beispieldaten.
Mit Ton · 72 Sekunden
Mitschrift des Videos lesen
Der Betriebsassistent läuft auf einem eigenen Server. Jeder Mitarbeiter meldet sich mit einem persönlichen Konto an. Gefragt wird in normaler Sprache. Die Antwort kommt ausschließlich aus den hinterlegten Unterlagen des Unternehmens und nennt immer die Quelle. Weiß er etwas nicht, sagt er das, statt es zu erfinden.
Die Inhalte liegen in einer eigenen Oberfläche, nach Kategorien geordnet. Neues Wissen trägt man selbst ein, ohne technische Vorkenntnisse. Ab dem nächsten Moment ist es für alle verfügbar.
Dokumente entstehen auf Zuruf. Der Assistent liest die Platzhalter der Word-Vorlage, setzt die genannten Werte ein und weist von sich aus darauf hin, dass dieser Betrag laut interner Regel eine Freigabe braucht. Im Hintergrund wird die Word-Vorlage gefüllt und in ein PDF umgewandelt. Das fertige PDF liegt direkt in der Firmencloud.
Und eingehende E-Mails ordnet dasselbe System nach Inhalt der zuständigen Abteilung zu.
Drei Aufgaben
Was der Assistent
übernimmt
Jede der drei Funktionen lässt sich einzeln einrichten. Sie müssen nicht alles auf einmal einführen.
Fragen beantworten
Ihr Team fragt in normaler Sprache. Die Antwort kommt ausschließlich aus den Unterlagen, die Sie hinterlegt haben: Arbeitsanweisungen, Produktdaten, Abläufe. Dazu nennt sie immer die Quelle. Findet der Assistent nichts, sagt er das, statt etwas zu erfinden.
Dokumente erzeugen
Der Assistent füllt Ihre Word-Vorlagen aus und legt das Ergebnis als PDF ab: Protokolle, Bestätigungen, Anschreiben. Das geschieht wahlweise über ein Formular oder auf Zuruf im Chat. Die fertigen Dateien liegen anschließend in Ihrer eigenen Cloud.
E-Mails verteilen
Nachrichten an ein zentrales Postfach werden gelesen, der zuständigen Abteilung zugeordnet und weitergeleitet. Maßgeblich ist der Inhalt, nicht ein Stichwort im Betreff. Lässt sich keine Zuständigkeit erkennen, geht die Nachricht an eine festgelegte Adresse, statt liegen zu bleiben.
Einblicke
So sieht es im Alltag aus
Auch diese Aufnahmen zeigen das Vorführsystem. Sämtliche Namen, Adressen und Beträge darin sind erfunden.
Die naheliegende Frage
Warum nicht einfach
ChatGPT benutzen?
- Es kennt Ihren Betrieb nicht. Ein allgemeines Sprachmodell weiß nicht, wer bei Ihnen eine Reklamation bearbeitet oder wo Ihre Vorlagen liegen. Der Betriebsassistent arbeitet ausschließlich mit dem, was Sie hinterlegt haben.
- Sie sehen nicht, woher eine Antwort kommt. Hier steht unter jeder Antwort der Eintrag, auf dem sie beruht. Das ist der Unterschied zwischen einer Auskunft, der man folgen kann, und einer, die man erst nachprüfen muss.
- Betriebsinterne Unterlagen gehören nicht in ein öffentliches Chatfenster. Ihre Inhalte liegen auf einem Server in Deutschland, und der Zugang läuft über persönliche Konten mit abgestuften Rechten.
- Es nimmt Ihnen keine Arbeit ab. Der Betriebsassistent erzeugt Dokumente und verteilt E-Mails. Er beantwortet also nicht nur Fragen, sondern arbeitet in Ihren Abläufen mit.
So läuft es ab
Von den ersten Unterlagen
bis zum laufenden Betrieb
Der Umfang entscheidet über die Dauer. Mit vorhandenen Unterlagen geht es schneller. Fehlen sie, erarbeiten wir die wichtigsten Inhalte gemeinsam mit Ihnen.
1 · Erstgespräch
Wir schauen uns an, welche Fragen bei Ihnen am häufigsten gestellt werden, welche Dokumente von Hand getippt werden und wie Ihr zentrales Postfach heute sortiert wird. Kostenlos und unverbindlich.
2 · Inhalte einpflegen
Wir übernehmen Ihre vorhandenen Unterlagen in die Wissensdatenbank und richten Kategorien ein, die zu Ihrem Betrieb passen. Danach können Sie selbst Einträge ergänzen, ohne technische Vorkenntnisse.
3 · Abläufe einrichten
Vorlagen, Abteilungen, Zuständigkeiten und Zugänge werden auf Ihren Betrieb abgestimmt. Sie testen mit Ihren eigenen Fällen, wir passen nach.
4 · Laufende Betreuung
Wir kümmern uns um Betrieb, Verfügbarkeit und Aktualisierungen. Der Betrieb lässt sich jederzeit anhalten, ohne dass dabei etwas verloren geht.
Technik & Datenschutz
Wo Ihre Daten liegen
Server in Deutschland
Die Anwendung und Ihre Inhalte liegen auf einem Server in Deutschland. Die Verbindung ist verschlüsselt, und jeder Zugang ist einer Person zugeordnet. Wer Inhalte nur lesen und wer sie ändern darf, legen Sie fest.
Sprachmodell mit AV-Vertrag
Um die Fragen zu verstehen, greifen wir auf ein Sprachmodell eines externen Anbieters zurück, mit dem ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht. Welcher Anbieter das ist und welche Daten dabei übertragen werden, legen wir vor Vertragsschluss offen.
Jederzeit abschaltbar
Die Verteilung eingehender E-Mails lässt sich mit einem Schalter anhalten. Nachrichten bleiben dabei im Postfach liegen. Es geht nichts verloren, und beim Wiedereinschalten wird nichts nachträglich verteilt.
Wir zeigen Ihnen das System
an Ihren eigenen Fällen.
Nennen Sie uns zwei oder drei Fragen, die bei Ihnen im Betrieb ständig gestellt werden. Daraus bauen wir eine Vorführung, in der Sie Ihre eigenen Abläufe wiedererkennen.
Kostenloses Erstgespräch